Redactionele kalenders: spreadsheet of geen spreadsheet?

Een redactionele kalender is een onmisbaar instrument in het publicatieproces. Veel bedrijven werken met hun eigen spreadsheetsjabloon, maar niet iedereen houdt van spreadsheets. Alternatieven zijn er genoeg: van eenvoudig tekstbestand tot compleet onlineplatform.

In een redactionele kalender voor contentmarketing wilt u bijvoorbeeld informatie bijhouden over doelgroep, conversie, links en tags. Andere kalenders omvatten misschien enkel de basisgegevens: onderwerp, publicatiedatum, contenttype (beeld, tekst, video enz.) en medium. Een completere versie geeft alle stappen van het volledige publicatieproces weer:

• brainstorm
• creatie
• revisie
• goedkeuring
• vertaling
• publicatie

Eén of meer kalenders?
Een redactionele kalender van een maandelijkse nieuwsbrief opstellen is simpel, maar wanneer u bijna dagelijks in meerdere media aanwezig bent, zal uw kalender al snel complex worden. In het eerste geval kunt u alles gewoon in een tekstbestand bijhouden, in het tweede geval hebt u meer nodig. U zult waarschijnlijk met meerdere kalenders willen werken: met een kalender voor elk medium (blog, nieuwsbrief, website, magazine enz.) en met een hoofdkalender die u in een oogopslag alle belangrijke gegevens toont.

Spreadsheetkalender
Met een spreadsheetprogramma maakt u zelf kalenders op maat. De sorteer- en zoekfuncties van het programma zorgen ervoor dat u ook in complexe kalenders nog uw weg vindt. Ook het delen van een spreadsheetkalender is geen probleem. Gebruikt u Google-spreadsheets, dan hebt u zelfs alleen nog een browser nodig. Werkt u met verschillende kalenders, dan kunt u voor elke kalender een apart tabblad gebruiken en de voornaamste gegevens automatisch compileren in een overzichtstab.

Spreadsheetalternatieven
Lang niet iedereen houdt van spreadsheets. In het maken en beheren ervan kruipt al gauw heel wat tijd. Een grote spreadsheet met eindeloze rijen en kolommen oogt ook niet altijd gebruiksvriendelijk. Gelukkig zijn er nog andere oplossingen. Kijk bijvoorbeeld eens naar de mogelijkheden van de projectmanagementsoftware die u nu al gebruikt voor andere doeleinden. Voor sommige contentmanagementsystemen, zoals WordPress, bestaat er een ‘editorial calendar plugin’. Daarnaast zijn er tools en platformen als DivvyHQ, Kapost en Compendium. Zij bieden mogelijkheden die heel wat verder gaan dan de traditionele kalender en die u helpen uw volledige contentmarketing te beheren. U kunt deze tools ook delen met uw contentagentschap.

DivvyHQ is veruit de voordeligste (maar ook de eenvoudigste) oplossing van de drie. Voor Kapost en Compendium kunnen de kosten oplopen tot duizenden euro’s per jaar. In ruil krijgt u dan wel een compleet contentmarketingplatform, niet enkel een kalender.